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Técnicas de comunicación efectiva: ¿qué hacer para comunicarse mejor?

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Dos mujeres de negocio conversando

A menudo no utilizamos técnicas de comunicación efectiva cuando transmitimos un mensaje a los demás, lo que puede generar malentendidos, confusiones o conflictos innecesarios. En el contexto actual, y particularmente en entornos como el mundo de los negocios donde la comunicación juega un papel tan relevante, es más importante que nunca dominar estas técnicas para mejorar nuestra interacción con los demás. 

En este artículo te explicaremos su utilidad y te daremos algunas técnicas de comunicación efectiva que te servirán para comunicarte mejor en tu lugar de trabajo y con cualquier persona de tu entorno.

Escuchar de forma activa

La escucha activa es una de las técnicas de comunicación efectiva más importantes, ya que gracias a ella se puede comprender plenamente el mensaje que se recibe, y responder de forma adecuada. Es decir, esta técnica implica evitar las distracciones y mostrar interés en lo que tiene que decir la otra parte, de manera que resulte más sencillo responder y mantener una comunicación fluida. 

Además de lo que dice la otra persona, hay que prestar atención a los gestos de tu interlocutor, mantener el contacto visual, y formular preguntas que permitan aclarar cualquier tipo de confusión en caso de que se presente. 

Aunque parezca que se trata de algo muy sencillo, la verdad es que requiere de cierto esfuerzo. Para comunicarse de manera efectiva se le debe prestar atención a este aspecto, y practicar para desarrollar la capacidad de escuchar y entender a los otros.

Mujer en el podio presentando

Adaptar el mensaje al público

Para comunicarnos de manera efectiva, es importante adaptar el mensaje, ya que cada público tiene sus propias particularidades en términos de conocimiento, intereses y perspectivas. La comunicación efectiva es indispensable en todos los ámbitos de nuestra vida, tanto en las relaciones personales como en el entorno laboral, pero hay que tener presente que cada lugar tiene sus propios códigos. 

Saber quién es el receptor de cada mensaje ayuda a elegir mejor las palabras, y asegurarse de que el mensaje va a transmitir exactamente lo que se quiere decir. Según un artículo publicado por Coursera, es importante tener en cuenta factores como la edad, el género y el nivel de educación, ya que ellos influyen en la manera en la que se recibe un mensaje. 

Dependiendo del público, también se pueden utilizar unos u otros elementos de la comunicación efectiva, como utilizar anécdotas para explicar conceptos complejos, o variar el tono que se usa para hablar, entre otras cosas. 

Sintetizar y resumir

Aplicar algunas técnicas para sintetizar y resumir la información también ayuda para comunicarse de manera efectiva. La idea es que se puedan extraer los puntos de información más importantes y presentarlos de manera clara durante una conversación. 

Cuando se sintetizan los puntos más importantes, se evita caer en conversaciones interminables, y el receptor del mensaje puede entender con mayor facilidad qué es lo que se le quiere comunicar. Se trata de una forma de reducir el contenido del mensaje sin que se pierda el contexto o su significado. 

El Center for Creative Leadership, señala que lo mejor que se puede hacer para tener una comunicación efectiva, es ser directo. Es decir, el mensaje no se debe perder entre interminables detalles y explicaciones, sino que se debe insistir en el argumento expuesto y presentar de manera concisa los aspectos clave.

Personas de negocio conversando

Ajustar el tono y el ritmo de la voz

Otra habilidad fundamental en la comunicación verbal es la de poder ajustar el tono y el ritmo de la voz, ya que estos dos aspectos tienen un impacto significativo sobre la forma en la que se percibe y se interpreta un determinado mensaje. 

Indeed destaca que el tono de voz sirve para transmitir las emociones a los otros mientras hablamos. Además, influye sobre el interés que pueden tener las personas en escucharnos. Se trata de un elemento de la comunicación efectiva que puede ser difícil de controlar, pero que es indispensable para transmitir los mensajes de la manera correcta. 

Lo mismo sucede con el ritmo de la voz, que puede variar en función del tema del que se esté hablando. Los expertos en técnicas de comunicación efectiva destacan que cuando se trata de temas complejos, por ejemplo, es importante hablar con un ritmo lento y pausado; por otra parte, cuando se quiere mantener la atención del público, lo mejor es hablar con un ritmo más rápido. 

Realizar preguntas abiertas y pertinentes

Las técnicas de comunicación efectiva no solo ayudan a transmitir un mensaje, sino que también estimulan la participación de la persona que tiene el papel de oyente. En este sentido, realizar preguntas abiertas puede ser muy útil en cualquier contexto, ya que invitan al otro a expresar sus sentimientos, sus emociones y sus opiniones. 

De esta manera, se puede tener una perspectiva más amplia sobre la perspectiva del interlocutor, y se genera una conexión más significativa. Este tipo de preguntas no se responden con un simple “sí” o “no”, sino que implican la construcción de una respuesta más elaborada. 

Esta técnica ayuda a mejorar el proceso de comunicación efectiva en situaciones como una entrevista, una reunión con un equipo de trabajo, o una conversación en general, en la que se busca obtener información de la otra parte. 

Ser empático y considerado con los demás

Cuando recomendamos tener empatía y consideración con los demás no solo estamos hablando de técnicas de comunicación efectiva, sino de un elemento indispensable para cualquier tipo de relación. La empatía nos ayuda a ponernos en el lugar de las otras personas, escuchar activamente sin hacer juicios de valor, y mostrar un interés genuino por lo que el otro tiene para decirnos. 

La comunicación efectiva no solo tiene que ver con lo que tenemos que decir, sino con lo que nos tienen que decir los otros también. Es decir, para comunicarse de manera efectiva, las personas tienen que aprender a escuchar a los otros, no solo para responderles, sino para entenderlos. 

Demostrarle a los demás que los respetamos y los valoramos también crea un ambiente de confianza en el que las conversaciones pueden desarrollarse con mayor fluidez. Ser empáticos y considerados con los demás nos ayuda a tener una comunicación efectiva, abierta y honesta.

Equipo en reunión de negocios

Expresar las ideas de forma clara

Esta lista de técnicas de comunicación efectiva no estaría completa si no mencionamos lo importante que es aprender a expresar las ideas de forma clara. En cuanto a esto, no solo es importante sintetizar la información y resaltar los puntos más importantes de un mensaje, sino formular bien las ideas, sin ambigüedades, y hacer lo posible por facilitar su comprensión. 

Es importante organizar las ideas de forma lógica, dar una estructura al mensaje y seleccionar palabras que no se presten para generar confusiones. Asimismo, hay que esforzarse para no perderse mientras se habla y terminar hablando de temas que no tienen nada que ver con el mensaje. 

Los expertos en técnicas de comunicación efectiva recomiendan utilizar un lenguaje sencillo, evitando términos que sean excesivamente técnicos, y asegurarse de que el mensaje sea accesible para la mayor cantidad de personas posible. 

Usar ejemplos para ilustrar las ideas

Para facilitar la comprensión de un mensaje, también podemos utilizar técnicas de comunicación efectivas como el uso de ejemplos. Con ellos, resulta muy fácil darle contexto a una situación específica, y hacer que las ideas complejas o abstractas sean más accesibles para la otra parte. 

Esto ayuda a que el público se identifique con lo que se está diciendo, y que puedan asimilar más fácilmente el contenido. Solo hay que ser muy cuidadoso al momento de elegir un ejemplo para explicar algo, porque la idea es que todo sea más sencillo de comprender.

Persona presentando en una conferencia

Prestar atención a la comunicación no verbal

Una buena parte de la comunicación efectiva es prestarle atención a las señales o mensajes no verbales que transmitimos y recibimos. Según Helpguide, la manera en la que vemos, escuchamos y nos movemos frente a la otra persona dice mucho sobre lo que sentimos y queremos transmitir, incluso más que las palabras. 

La comunicación no verbal le da forma al mensaje a través de gestos, expresiones faciales y posturas corporales. Incluso la manera en la que respiramos y tensionamos nuestros músculos dan muestra de lo que pensamos y la intención que tenemos al hablar de algo en particular.

Importancia de la comunicación efectiva

La comunicación efectiva es sumamente importante dentro de todos los aspectos de la vida. Bien sea que se trate de un contexto profesional, social o personal, es necesario saber comunicarse con los demás, expresar lo que se siente o se piensa, y crear una conexión con quienes nos rodean. 

Las técnicas de comunicación efectiva nos ayudan a darle forma a las palabras, y asegurarnos de transmitir los mensajes de forma clara, facilitando la comprensión de las personas que nos escuchan.

Asimismo, utilizando estas técnicas podemos aprender a escuchar a los demás, a ponernos en su lugar y entender sus puntos de vista y sus emociones. Cuando escuchamos de manera activa a los otros demostramos nuestro interés en lo que tienen para decirnos, y creamos un ambiente en el que resulta más fácil comunicarse. 

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